メールの処理時間が年間480分も短縮
PDFを開かなくても内容確認ができるRPAをご紹介!

PDFをメール配信する場合に、RPAが自動でPDFのポイント部分を抽出してメール本文に貼り付け。
PDFを開かなくても内容確認ができ、必要なPDFのみ選択して開けるので、大助かり。

社内でPDF資料を回覧する際、PDFの内容を一部コピーし、メール内に概要を転記しています。
一回の作業は5分程度ですが、毎回手作業で行っており手間がかかります。

スクリーンショット 2022-07-15 102314

PDFの内容をコピーし、メールに転記する作業を、約5分→0分(/1回)に時短することができました。
1週間に2回、1ヶ月に8回行うとすると、1年で480分もの時短になります。

特定のメールを受信すると、自動でRPAが起動します。
RPAがPDF内のテキストを抽出し、必要な部分のみをメールに転記し、送信してくれます。
PDFの内容を手作業でコピー&ペーストする必要がなくなり、手間やストレスがなくなりました。

実際の作成手順を紹介します。
使用しているRPAは「Microsoft Power Automate」です

 

①定期的にメールで届く請求書を受信

②メールの添付ファイルを指定フォルダへ保存

③PDF内のメールに転記したいテキストを抽出
※このフローではPowerAutomateデスクトップを使用しています
デスクトップと接続するにはオンプレミスゲートウェイのインストールが必要です
https://docs.microsoft.com/ja-jp/data-integration/gateway/service-gateway-install


入力変数の作成についてはこちら
https://docs.microsoft.com/ja-jp/power-automate/desktop-flows/manage-variables#create-an-input-variable

④テキスト抽出した部分を転記してメール送信

これで完成です。

RPAの作成方法を動画で分かりやすく解説!

弊社は日々トライ&エラーを繰り返し、より効率的なRPAの活用方法を模索しています。
社内のDX化を進めている方、RPAの使い方に悩んでいる方など、お困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。

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