メールの処理時間が年間480分も短縮
PDFを開かなくても内容確認ができるRPAをご紹介！
PDFを開かなくても内容確認ができ、必要なPDFのみ選択して開けるので、大助かり。
社内でPDF資料を回覧する際、PDFの内容を一部コピーし、メール内に概要を転記しています。
一回の作業は5分程度ですが、毎回手作業で行っており手間がかかります。
PDFの内容をコピーし、メールに転記する作業を、約5分→0分（/1回）に時短することができました。
1週間に2回、1ヶ月に8回行うとすると、1年で480分もの時短になります。
特定のメールを受信すると、自動でRPAが起動します。
RPAがPDF内のテキストを抽出し、必要な部分のみをメールに転記し、送信してくれます。
PDFの内容を手作業でコピー＆ペーストする必要がなくなり、手間やストレスがなくなりました。
実際の作成手順を紹介します。
使用しているRPAは「Microsoft Power Automate」です
①定期的にメールで届く請求書を受信
②メールの添付ファイルを指定フォルダへ保存
③PDF内のメールに転記したいテキストを抽出
※このフローではPowerAutomateデスクトップを使用しています
デスクトップと接続するにはオンプレミスゲートウェイのインストールが必要です
https://docs.microsoft.com/ja-jp/data-integration/gateway/service-gateway-install
入力変数の作成についてはこちら
https://docs.microsoft.com/ja-jp/power-automate/desktop-flows/manage-variables#create-an-input-variable
④テキスト抽出した部分を転記してメール送信
これで完成です。
- PDFで送られてくる請求書や明細書をExcelへ転記する経理業務
- FAXで送られてくる訃報連絡の社内共有
弊社は日々トライ＆エラーを繰り返し、より効率的なRPAの活用方法を模索しています。
社内のDX化を進めている方、RPAの使い方に悩んでいる方など、お困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。
