Microsoftの「PowerAutomate」でお困りごとを解決!
会計事務所が選ぶ本当に使える成功事例集

お困りごと

顧問先の年末調整の業務にあたり、会計ソフトで顧問先を開き、必要な申告書を選択し、印刷までの一連の業務を1件ずつ行います。顧問先の従業員人数によっては枚数も多くなり、印刷待ち時間がとてもかかります。単純作業の繰り返しによる精神的ストレスや印刷漏れなどの人的ミスもありました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

PowerAutomateが会計ソフトに自動でログインします。顧問先を選択し、申告書の印刷まで全て自動で行います。担当者は印刷物を確認し、顧問先ごとにまとめる作業のみになりました。会計ソフトの起動に時間がかかったり、印刷ができるまで何もできないなど、待ち時間解消によるストレス軽減が非常に大きいです。

導入効果

会計ソフトで顧問先を開き、申告書の選択、印刷まで一連の業務に約15分→0秒(/1件)

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

お困りごと

月次報告の際、会計ソフトで顧問先情報を開き、財務報告書などの資料をPDFで顧問先のフォルダに保存し、資料を印刷しています。顧問先ごとにこれらの業務を行う必要があり、報告資料が多い顧問先だと、印刷完了まで15分程度かかることもあり、手間と時間がかかっていました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

PowerAutomateが会計ソフトに自動でログインします。顧問先を選択し、必要な報告資料を顧問先のフォルダに自動でPDFで保存します。担当者は保存されたPDFを確認するのみになり、わざわざ資料を保存する手間がなくなりました。

導入効果

会計ソフトで顧問先を開き、資料のPDF保存・印刷まで一連の業務に約15分→0秒(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

お困りごと

DMやテレアポなどの結果や相手のニーズに応じて見込み客に優先ランクをつけ、ランクごとに再アプローチの実施を検討しています。しかし、再アプローチまでのスケジュール管理が十分ではなく、適切な時期に追いかけられていません。忙しさや件数の多さ、ランク毎にアプローチ間隔が異なる等の煩雑さから、適切な時期に当該顧客リストを抽出してアプローチすることができていません。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

今月アプローチすべき見込客の一覧表が月初にメールで届くようになりました。アプローチすべき顧客リストを検索する手間が省け、アプローチ忘れを防ぐことができました。結果として適切な時期にお客様へ再アプローチすることが可能となりました。

導入効果

日々の営業に追われ今までできなかった、休眠顧客や取り逃している顧客の掘り起こしが出来るようになりました。アプローチ件数が多くて今までは見込み客を備忘的に確認できなかったので、営業活動に専念できるようになりました。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

お困りごと

セミナー開催時の申込者情報の管理に困っています。申込時にメールが届くと、申込者情報をスプレッドシートやExcelにメールの内容を転記して一覧管理しています。さらに、セミナーの案内やレジュメをメールで送るために、申込者情報をメール配信システムにインポートしています。単純作業の繰り返しで、様々なところへデータを移すため手間がかかってしまっていました。また、転記漏れなど人的ミスが発生する可能性もあり、精神的なストレスも多くありました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

申込と同時にPowerAutomateが自動でスプレッドシートやExcelに申込者情報を転記します。申込時にはこれまで通りメールも届くので、管理者は申込状況をリアルタイムで管理でき、見落とす心配はありません。転記時間が0になっただけではなく、転記漏れなど人的ミスも防止することができて、精神的ストレスも大幅に軽減されました。

導入効果

申込情報の転記、申込情報をメール配信システムにインポート、申込者へのメール送信まで一連の業務に約4分30秒→0秒(/1件)。100件申込があった場合、7時間30分もの時短につながります。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

お困りごと

セミナー終了後に参加者にアンケートを実施しています。回答の集計をはじめ、後日参加御礼メールを送付しますが、アンケートの回答内容に応じて内容や送信者を変えておりました。例えば、個別相談を希望している人には担当者から個別相談の日程調整のメールを送付、資料請求を希望している人には運営スタッフから資料をメール送付などです。
ただ、アンケート回答のタイミングは人によって異なり、回答内容を確認してからメールを送付します。そのため、すぐにフォローメールを送ることはできず、少し時間が空いてしまうことがありました。また、個別相談を希望する場合、担当者にその都度対応を依頼しており、お互いに手間と時間がかかっていました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

アンケートの回答内容によって、それぞれ決まったパターンのメールを自動送信するプロセスを作成しました。メールの内容だけではなく、メールアドレスの指定もできるので、各担当者から送信することができます。 セミナー終了後のフォロー対応がとてもスムーズにでき、結果として見込み客の取りこぼしを防ぐことが出来ます。

導入効果

アンケートの回答内容の確認、回答内容に応じたメール送信、個別相談希望時に担当者への連絡など一連の業務に約30分→0秒(アンケート回答者30名程度の場合)。
アンケートの回答日時が人により異なるため、メール送付後に追加回答者がいればその都度同じ業務を行っていたので、
業務完了の見通しが立てづらく、ストレス軽減に非常に大きくつながりました。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

お困りごと

お客様との面談日程を調整するのに大変な手間がかかっていました。メールのやり取りでも、日程候補案を送信→日程調整→ZoomなどWeb会議URLを送信まで含めると、最低でもメールのやり取りが3回は必要でした。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

Googleカレンダーなど自分のスケジューラーから空き時間を見つけてきて、相手に面談候補日を複数表示します。面談相手は、自身の都合のいい時間を選択すれば、一回でスケジュール調整が完了します。日程確定と同時にZoomなどのWeb会議URLがメール送信され、自身のカレンダーにも面談日程の予定が登録されます。 面談日程調整を本人たちが連絡を取り合うのではなく、空いている日時が合致する日時を選択することで、お互いに日程のすり合わせをする必要がなく、ストレスが大幅に削減されました。

導入効果

空いてる日程の確認、日程調整やWeb会議URLのメール送信など一連の業務に約15分→0秒(/1件)

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

お困りごと

コロナウイルス拡大防止のため、朝礼を対面からZoomでのオンライン開催に切り替えました。朝礼の出席者の確認をしており、従来はその場にいる人の顔を見ながら出席確認をしていましたが、Zoomでは顔を出さない人も多く、どのタイミングから朝礼に参加したのか確認が難しいです。また、Zoom会議では出席者のレポートをcsv形式で出力できますが、毎日手作業でダウンロードをし、確認するのは手間です。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

朝礼終了後、PowerAutomateがWebページから出席者レポートをcsvで自動的にダウンロードし、集計用のExcelにcsvデータを貼り付けまで自動的に行います。データのダウンロードや貼り付けの手間や作業漏れがなくなりました。

導入効果

出席レポートのcsvを保存、集計用のExcelにcsvのデータを貼り付けまでの一連の業務に約10分→0秒(/1日)

応用事例

大人数が参加している定例会議やセミナーの出欠確認の自動化
クレジットカードの明細をWebからcsvでダウンロード→Excelに出力データを転記し、仕訳化→会計ソフトに仕訳データのインポート

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

お困りごと

会社で朝礼を行いますが、前日の朝礼当番の人が翌日の朝礼当番の人に、メールや電話で朝礼当番のお知らせをします。しかし、前日の当番の人が翌日の当番の人に連絡のし忘れがあったり、当日の当番の人が朝礼当番を忘れてしまい、開始が遅れることがしばしばあります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

RPAが朝礼当番表に基づき、朝礼当番の人に前日と当日の朝8時にメールで朝礼当番であることを自動送信します。RPAが自動送信してくれるので、前日の当番の人は翌日の当番の人にお知らせをする必要はありません。そのため、メールを送る手間と通知漏れの心配がなくなりました。
また、朝礼当番の人は2回リマインドメールが届くので、朝礼当番を忘れるリスクが減り、時間通りに開催できるようになりました。

導入効果

朝礼当番の人へのメール送信に約3分→0秒(/1件)に時短。週に1回程度は遅れる当番の人がいたため、開催が2~3分程度遅れていたが、今はほぼ毎日定刻通りに開催に。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

お困りごと

TKC共済会の「前期前納期間が終了する契約者」に関する通知が従来は紙で郵送されていましたが、HPでの確認に変更されました。定期的にHPを見に行く必要があり、見忘れてしまうこともありました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

毎月決まった日時に当月および翌月に前納期間が終了する契約者がいれば、「前納期間が終了する契約者一覧」のPDFがメールに添付されて届きます。契約者がいない場合も、お知らせメールが届きます。HPの見忘れが防止されました。

導入効果

HPの閲覧に約5分→0秒(/1件)に時短。

応用事例

Webサイトのファイルをダウンロードし、メールに添付して送付
HPの情報を自動取得し、メール送信する

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

お困りごと

感染拡大防止等支援事業における受注の医院から現在の使用金額の問い合わせが多数あります。医院に定期的に使用金額のお知らせをしたいです。また、依頼している不足資料を確認するために同じ内容のメールを複数医院に送るので、少しでも手間を省きたいです。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

メールで現在の使用金額をお知らせすることに加え、不足資料がある場合は、Excelで管理している情報をもとに、メールの文中に不足資料の詳細を記載してくれます。さらに、満額を超えているかつ不足資料がない場合は、実績報告に移行する旨の内容が入ってくれるので大幅に手間が省けました。

導入効果

資料の入手、データ入力、お客様に不足資料の連絡、提出資料の作成・印刷まで一連の業務
約38時間→約12時間(/1件)と業務時間が約1/3に短縮

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

お困りごと

税務署から、e-Taxのメッセージボックスに「申告」に関するお知らせが届きます。特に消費税に関しては、貴重な情報が送られてくるので、確認する必要があります。 ですが、会社ごとに利用者識別番号、暗証番号の入力し、お知らせを取得しているので面倒です。 また、メッセージの受信通知がないため、いつ新しいお知らせが来るか分からず、担当者が定期的に確認する必要があります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

毎朝RPAがお知らせを自動取得し、担当者に配布することで、申告の漏れ、間違いが無くなりました。

導入効果

e-Taxにログインし、お知らせ情報があれば資料を顧問先フォルダに保存まで一連の業務を顧問先数分実施
約4分→0分(/1件)になり、1件あたりの時間数でみると大きな時短ではないですが、顧問先数が多ければ多いほど単純作業があったので、確認漏れもなくなり精神的にかなり負担が減りました。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

合わせて読みたい記事

従来の方法では申込者が増えるほど管理する側の負担が増えて大変でした。
そこで、ちょうど社内でPowerAutomateを導入し始めた頃だったので、申込者情報の自動管理に踏み出しました。

PowerAutomateをご存知ではない方は、下記に詳しく書いておりますので、合わせてご覧ください。

記事の見出し

記事の説明文が入ります。

PowerAutomateを活用して、実際にどれだけ作業時間が削減されたか比較していきます。

内容 手作業 RPA
セミナー申込内容をスプレッドシートに転記 30秒 0秒
申込情報をメール配信システムにインポート 1分 0秒
メール送付 1分 0秒
各作業ごとに確認 2分 0秒
作業時間合計(1件あたり) 4分30秒 0秒

セミナーの申込が100名から来た場合、4分30秒×100名=7時間30分かかっていたのが、PowerAutomateを活用して0秒になりました!
約1日分の時間節約につながったのは非常に大きいです。