会計事務所が選ぶ 本当に使える成功事例集!
Microsoftの「PowerAutomate」

【目次】
CASE34 PDFのタイトル部分をRPAが抽出・配信!【動画あり】  New!
CASE33 会議の生産性アップ!議題事前共有と会議招集をRPAが完全自動化!【動画あり】  New!
CASE32 複数システムへの顧客情報登録を一元化!顧客情報の管理が効率アップ!【動画あり】
CASE31 Web請求書のダウンロードはもう必要なし!経理業務を効率化!【動画あり】
CASE30 多階層フォルダの新規作成もRPAでラクラク!新規顧客増加時の作業を自動化【動画あり】
CASE29 Teamsの利用状況グラフをRPAで自動更新!【動画あり】
CASE28 RPAによる印刷手順の簡略化で脱・属人化!【動画あり】
CASE27 回覧メールの自動化でめざせ単純作業ゼロ!【動画あり】
CASE26 実績の見える化で成果アップ!出席状況の集計・グラフ更新を自動化!【動画あり】
CASE25 フォルダ構成の全社統一で業務効率化を促進!【動画あり】
CASE24 優遇税制を逃さない!RPAで設備投資の税制適用の失敗を防止!【動画あり】
CASE23 メールの添付ファイルを自動保存でサクサク作業【動画あり】
CASE22 勤怠入力が1時間から0分で手間ゼロに!【動画あり】
CASE21 HPのお問い合わせ情報を0分で自動管理!【動画あり】
CASE20 手間のかかる企業情報の取得が驚きの0分?!【動画あり】
CASE19 たった1分で複数資料の印刷・保存・結合が完了!【動画あり】
CASE18 事業再構築補助金の申請可否の判定が約3分→0分(/1件)で手間なし【動画あり】
CASE17 所得税の確定申告が約1分→0分(/1件)で楽々【動画あり】
CASE16 お客様へのメール一斉送信が約45分→15分(/1回)でストレスフリー
CASE15 毎月のETC明細ダウンロードが約5分→0分(/1回)で自動保存で手間なし【動画あり】
CASE14 感染拡大防止等支援事業の実績報告書作成が約25分→5分でストレス半減【動画あり】
CASE13 償却資産税・法定調書の電子申告が約1分→0分(/1件)で混雑なし 【動画あり】
CASE12 中間申告の要否が、約1時間→0分(/1件)で楽々【動画あり】
CASE11 面倒くさいe-Tax申告のお知らせ取得(法人)が約4分→0分(/1件)
CASE10 感染拡大防止支援金の現在の使用額をメール送信が約38時間→約12時間(/1件)【動画あり】
CASE9 Webサイトの更新情報をメール通知で約5分→0秒(/1件)
CASE8 ルーティーンのお知らせの自動化が約3分→0秒(/1件)
CASE7 朝礼出席者の自動集計が約10分→0秒(/1日)
CASE6 面談日程調整の自動化が約15分→0秒(/1件)
CASE5 セミナー終了後の見込み客フォロー自動化が約30分→0秒
CASE4 セミナー申込情報の自動管理が約4分30秒→0秒(/1件)
CASE3 見込み客管理自動化で営業活動に専念 
CASE2 報告資料の自動保存が約15分→0秒(/1件)
CASE1 年末調整の提出資料の自動印刷が約15分→0秒(/1件)
【目次】
CASE34 PDFのタイトル部分をRPAが抽出・配信!【動画あり】  New!
CASE33 会議の生産性アップ!議題事前共有と会議招集をRPAが完全自動化!
【動画あり】  New!
CASE32 複数システムへの顧客情報登録を一元化!顧客情報の管理が効率アップ!【動画あり】
CASE31 Web請求書のダウンロードはもう必要なし!経理業務を効率化!【動画あり】
CASE30 多階層フォルダの新規作成もRPAでラクラク!新規顧客増加時の作業を自動化【動画あり】
CASE29 Teamsの利用状況グラフをRPAで自動更新!【動画あり】
CASE28 RPAによる印刷手順の簡略化で脱・属人化!【動画あり】
CASE27 回覧メールの自動化でめざせ単純作業ゼロ!【動画あり】
CASE26 実績の見える化で成果アップ!出席状況の集計・グラフ更新を自動化!【動画あり】
CASE25 フォルダ構成の全社統一で業務効率化を促進!【動画あり】
CASE24 優遇税制を逃さない!RPAで設備投資の税制適用の失敗を防止!【動画あり】
CASE23 メールの添付ファイルを自動保存でサクサク作業【動画あり】
CASE22 勤怠入力が1時間から0分で手間ゼロに!【動画あり】
CASE21 HPのお問い合わせ情報を0分で自動管理!【動画あり】
CASE20 手間のかかる企業情報の取得が驚きの0分?!【動画あり】
CASE19 たった1分で複数資料の印刷・保存・結合が完了!【動画あり】
CASE18 事業再構築補助金の申請可否の判定が約3分→0分(/1件)で手間なし【動画あり】
CASE17 所得税の確定申告が約1分→0分(/1件)で楽々【動画あり】
CASE16 お客様へのメール一斉送信が約45分→15分(/1回)でストレスフリー
CASE15 毎月のETC明細ダウンロードが約5分→0分(/1回)で自動保存で手間なし【動画あり】
CASE14 感染拡大防止等支援事業の実績報告書作成が約25分→5分でストレス半減【動画あり】
CASE13 償却資産税・法定調書の電子申告が約1分→0分(/1件)で混雑なし 【動画あり】
CASE12 中間申告の要否が、約1時間→0分(/1件)で楽々【動画あり】
CASE11 面倒くさいe-Tax申告のお知らせ取得(法人)が約4分→0分(/1件)
CASE10 感染拡大防止支援金の現在の使用額をメール送信が約38時間→約12時間(/1件)【動画あり】
CASE9 Webサイトの更新情報をメール通知で約5分→0秒(/1件)
CASE8 ルーティーンのお知らせの自動化が約3分→0秒(/1件)
CASE7 朝礼出席者の自動集計が約10分→0秒(/1日)
CASE6 面談日程調整の自動化が約15分→0秒(/1件)
CASE5 セミナー終了後の見込み客フォロー自動化が約30分→0秒
CASE4 セミナー申込情報の自動管理が約4分30秒→0秒(/1件)
CASE3 見込み客管理自動化で営業活動に専念 
CASE2 報告資料の自動保存が約15分→0秒(/1件)
CASE1 年末調整の提出資料の自動印刷が約15分→0秒(/1件)

CASE34 PDFのタイトル部分をRPAが抽出・配信!

CASE34 PDFのタイトル部分をRPAが抽出・配信!

お困りごと

社内でPDF資料を回覧する際、PDFの内容を一部コピーし、メール内に概要を転記しています。
一回の作業は5分程度ですが、毎回手作業で行っており手間がかかります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

特定のフォルダにPDFファイルが保存されると、自動でRPAが起動します。
RPAがPDF内のテキストを抽出し、必要な部分のみをメールに転記し、送信してくれます。
PDFの内容を手作業でコピー&ペーストする必要がなくなり、手間やストレスがなくなりました。

導入効果

PDFの内容をコピーし、メールに転記する作業を、約5分→0分(/1回)に時短することができました。

応用事例

PDFで送られてくる請求書や明細書をExcelへ転記する経理業務
FAXで送られてくる訃報連絡の社内共有

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE33 会議の生産性アップ!議題事前共有と会議招集をRPAが完全自動化!

CASE33 会議の生産性アップ!
議題事前共有と会議招集をRPAが完全自動化!

お困りごと

毎週月曜日に定例会議を行っています。
会議前に参加者に議題を確認して話し合う目的を明確化し、参加者全員に議題と目的を共有したいです。
また、議題が無い場合は、その日の会議中止の連絡を自動で行いたいです。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

毎週火曜日にRPAが起動し、メールとTeamsのチャットで次回の議題の記入依頼を会議参加者に送ります。
議題記入の締切日が来ると、RPAが議事録を確認し、議題が記入されているかどうかを判断します。
議題が記入されている場合は、会議URLと議題を、議題の記入がない場合は、会議の中止案内を送ります。

導入効果

会議参加者に議題を確認し、会議の開催有無を連絡する業務を、約15分→0分(/1回)に時短できました。
また、事前に議題を共有できるようになったことで、会議時間の短縮にも繋がりました。

応用事例

定期的に確認やメンテナンスが必要なデータの回覧メール

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE32 複数システムへの顧客情報登録を一元化!顧客情報の管理が効率アップ!

CASE32 複数システムへの顧客情報登録を一元化!
顧客情報の管理が効率アップ!

お困りごと

新規のお客様が増えた際、顧客情報を複数のシステムに手作業で登録しています。
同じ内容を何度も繰り返し入力しており、手間がかかっています。
また、手作業のため、顧客情報の登録が漏れてしまう場合があり、一回で全てのシステムに登録したいです。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

担当者が専用のフォームに顧客情報を入力し、送信すると、RPAが自動で起動します。
各システムに順番にログインし、フォームに入力された顧客情報を、RPAが自動で登録してくれます。
同じ内容を繰り返し入力する手間が減っただけでなく、登録漏れがなくなりました。

導入効果

複数の顧客管理システムにログインし、顧客情報を登録する業務を、約10分→2分(/1回)に時短することができました。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE31 Web請求書のダウンロードはもう必要なし!経理業務を効率化!

CASE31 Web請求書のダウンロードはもう必要なし!
経理業務を効率化!

お困りごと

毎月1回、コピー代や社用車のガソリン代等、Web請求書をダウンロードしています。
マイページにログインし、該当の請求書をダウンロードするだけの簡単な作業ではありますが、請求書の種類が複数あるため、ログインとダウンロードを何度も繰り返し、手間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

毎月1日になると、RPAが自動で起動し、請求書ダウンロードページを開きます。
IDとパスワードを自動で入力してログインし、先月分の請求書を自動でダウンロード・保存してくれます。
会社別や部署別など、複数種類がある場合でも、それぞれダウンロードし、保存することが可能です。

導入効果

マイページにログインし、先月分の請求書を指定フォルダに保存する業務を、約5分→0秒(/1回)に時短することができました。
RPAを活用することで手間が減り、他の経理業務に専念できるようになりました。

応用事例

クレジットカードやETCの明細書のダウンロード

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE30 多階層フォルダの新規作成もRPAでラクラク!新規顧客増加時の作業を自動化

CASE30 多階層フォルダの新規作成もRPAでラクラク!
新規顧客増加時の作業を自動化

お困りごと

パソコンのエクスプローラー内にお客様ごとのフォルダを作成し、毎月の会計資料などを保存しています。
新規のお客様が増えた際、担当者が自由にフォルダを作成しているため、お客様によってフォルダ構成がバラバラです。
引き継ぎ等の際に資料を探す手間がかかっているため、フォルダ構成を全て統一してほしいです。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

専用フォームに、お客様の業種、お客様名、担当者名の3項目を入力し送信すると、RPAが自動で起動します。
RPAがフォームの内容を取得し、業種ごとに指定した場所へフォルダを新規作成してくれます。
この際、フォームで入力したお客様名がフォルダ名になります。

導入効果

担当者の手間を増やすことなく、決まった構成のフォルダを作成することができ、社内のフォルダ構成の統一を促進することができました。

応用事例

顧客コードの採番
複数の顧客情報管理システムへの一括登録

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE29 Teamsの利用状況グラフをRPAで自動更新!

CASE29 Teamsの利用状況グラフをRPAで自動更新!

お困りごと

新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務をする人が増えてきました。
在宅勤務になると、どのような業務をどれくらい行っているか見えづらく、勤務状況の管理に困っています。
Microsoft Teamsの管理センターから、Teamsの利用状況をダウンロードすることもできますが、毎日手作業でダウンロードし、確認するのは手間がかかります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

1週間に一度RPAが起動し、自動でTeams管理センターにログインします。
1週間分の利用状況データをダウンロードし、利用状況を集計したグラフを最新状態に自動更新してくれます。
弊社では、メッセージの投稿数とミーティングの時間数を各人別にグラフ化し、毎週朝礼で報告しています。

導入効果

Teams管理センターにログインし、利用状況レポートをダウンロード、利用状況グラフを更新する業務を、約5分→0分(/1回)に時短することができました。

応用事例

大人数が参加している定例会議やセミナーの出欠確認の自動化
クレジットカードの明細をWebからダウンロード→Excelに出力データを転記し仕訳化→会計ソフトに仕訳データのインポート

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE28 RPAによる印刷手順の簡略化で脱・属人化!

CASE28 RPAによる印刷手順の簡略化で脱・属人化!

お困りごと

切手・レターパックの使用管理表や、後納郵便差出票など、社内全体で使用する書類を、総務部で管理・補充しています。
書類の印刷にそれほど時間はかかりませんが、手間を省き、さらなる業務効率化を目指したいです。
また、業務の属人化を避ける目的でも、誰でも簡単に印刷や補充ができるよう改善したいです。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

共用のタブレット端末でPower Automateのアプリを開きます。
印刷したい資料とその枚数を入力し、完了ボタンを押すだけで印刷が完了します。
資料が保存されているフォルダの閲覧権限に関係なく、誰でも必要なときに印刷が可能になりました。
また、資料の残数を確認し、その場で印刷を行うことも可能になりました。

導入効果

エクスプローラー内のフォルダから印刷する資料を探し、枚数を指定して印刷する業務が、約1分→20秒(/1回)に時短することができました。

応用事例

毎月発行している提案資料等の印刷
勤怠の記録
備品の追加発注

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE27 回覧メールの自動化でめざせ単純作業ゼロ!

CASE27 回覧メールの自動化でめざせ単純作業ゼロ!

お困りごと

郵便やFAXで、書籍購入や研修の案内等が届いた際、資料をスキャンしてPDFファイルにし、社内にメールで回覧しています。
一回の作業は5分程度ですが、資料が届く度に作業を行うと手間がかかり、つい資料をため込んでしまいます。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

RPAを使うことで、資料をPDFスキャンし、特定のフォルダに保存するだけになります。
ファイルの追加をきっかけにしてRPAが起動し、保存先フォルダのリンクを記載した回覧メールを自動で送付してくれます。
作業を行う手間が減ったことで、資料をため込んでしまうことがなくなり、ストレスから解放されました。

導入効果

回覧したい資料をスキャンしてPDFにし、特定のフォルダに保存、社内回覧メールを送信の一連の業務が、約5分→2分(/1回)に時短することができました。

応用事例

書類への押印依頼メールの送信
特定の部署や上司への、毎月決まった資料の提出

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE26 実績の見える化で成果アップ!出席状況の集計・グラフ更新を自動化!

CASE26 実績の見える化で成果アップ!
出席状況の集計・グラフ更新を自動化!

お困りごと

毎朝行っている朝礼の出席者を確認をしたいです。
従来は対面で朝礼を行っていたため、その場にいる人の顔を見ながら出席確認をしていましたが、コロナウイルスの影響で、Zoomでのオンライン開催に変更になり、確認が難しくなりました。
Zoom会議では出席者のレポートをcsv形式で出力できますが、毎日手作業でダウンロードをし、確認するのは手間がかかります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

朝礼終了後、RPAが自動でZoomにログインし、朝礼の出席者レポートをダウンロードします。
さらに、集計用のExcelにデータを貼り付け、出席回数のグラフを自動更新します。
RPAの活用で、データのダウンロード・貼り付けの手間や、作業漏れがなくなりました。
また、 グラフで見える化することで、朝礼の出席率向上にもつながりました。

導入効果

PowerAutomateの活用で、出席者レポートをダウンロードし、集計用のExcelにデータを貼り付けるまでの一連の業務が、約10分→0秒(/1日)に時短することができました。

応用事例

大人数が参加している定例会議やセミナーの出欠確認の自動化
クレジットカードの明細をWebからダウンロード→Excelに出力データを転記し仕訳化→会計ソフトに仕訳データのインポート

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE25 フォルダ構成の全社統一で業務効率化を促進!

CASE25 フォルダ構成の全社統一で業務効率化を促進!

お困りごと

エクスプローラー内のフォルダ構成を全社で統一したいです。
現在は、顧客ごとにフォルダ構成がバラバラで、整理整頓ができていません。
例えば、「月次」というフォルダ内にすべての月次資料を保存している場合もあれば、その中にさらに月ごとのフォルダを作成し、資料を分類している場合もあります。
どこに何のファイルがあるか分かりづらく、困っています。
フォルダ構成を全社で統一して、情報の整理整頓をしたいですが、膨大な数のフォルダを手作業で直していくのは大変で、なかなか進みません。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

フォルダ構成を全社で統一することで、情報が整理整頓され、業務効率化に繋がりました。
新しいスタッフの方への業務の引継ぎの際や、テレワーク下ですぐに資料の保管場所を聞けない際など、「あの資料はどこだっけ・・・」と探すことはもうありません。
また、フォルダ構成が規則的になったため、今後RPAで業務をおこなう場合に、RPAへの指示が出しやすくなり、さらなる業務効率化が期待できます。

導入効果

すでにあるフォルダの名前の修正と、新規フォルダの追加をRPAが自動で行い、顧客数分あるフォルダの構成をすべて統一することができました。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE24 優遇税制を逃さない!RPAで設備投資の税制適用の失敗を防止!

CASE24 優遇税制を逃さない!RPAで設備投資の税制適用の失敗を防止!

お困りごと

お客様に設備投資の計画を定期的にヒアリングしたいです。
様々な税制優遇措置があるのを知らずに設備投資をしてしまい、「手遅れ」となる例が目立ちます。
せっかくの優遇措置の機会をお客様が逃してしまうことのないようにしたいです。
また、お客様の回答の手間を少しでも省けるような形で、定期的にご案内をしたいです。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

Power Automate、Googleスプレッドシート、Googleフォームを組み合わせて、下記の4ステップを自動化しました。
①お客様の基本情報が入った回答フォームを作成
②①で作成したフォームをお客様ごとにメールで送信
③お客様の回答をスプレッドシートに自動で転記
④前日に何件回答があったかを、担当者へメールで連絡

導入効果

お客様ごとに個別のフォームを作成し、フォームをメールで送付、回答結果を確認し担当者へ連絡する一連の業務が約30分→0分(/1回)に時短。
仮に、100名のお客様にヒアリングを行うとすると、50時間もの作業時間削減になります。

応用事例

社内イベントの出欠確認
社員の取得資格のアンケート

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE23 メールの添付ファイルを自動

CASE23 メールの添付ファイルを自動保存でサクサク作業

お困りごと

メールで送られてきた添付ファイルを、フォルダを指定して保存する手間を省きたいです。
一回の作業時間はたったの数十秒ですが、毎回行うのは手間がかかり、ストレスを感じます。
また、会計業務の繁忙期など、お客様からの資料送付が集中する時期では、資料の保存漏れがないかの確認や、保存した資料の整理に時間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

メールを受信すると、RPAが自動で起動し、届いたメールにExcelやWord、PDF等のファイルが添付されているかどうかを自動で判断します。
ファイルが添付されている場合は、あらかじめ指定しておいたフォルダに保存してくれます。

導入効果

メールの添付ファイルを指定フォルダに保存する業務が約30秒→0分(/1回)に時短。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE22 勤怠入力が1時間から0分で手間ゼロに!

CASE22 勤怠入力が1時間から0分で手間ゼロに!

お困りごと

お客様にExcelで作成していただいた勤怠データを、会計ソフトのミロクACELINKの給与システムへ、手作業で転記入力しています。
手作業のため、転記ミスが発生する可能性があり、神経を使いストレスがかかります。
また、確認作業に時間がかかります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

RPAを稼働させると、自動でExcelの勤怠データを参照し、必要なデータを取得します。
その後、会計ソフトのミロクACELINKにログインし、先ほど取得したデータを、給与システムへ転記してくれます。
RPAの活用で、手作業の手間がなくなっただけではなく、転記ミスや確認作業の際のストレスから解放されました。

導入効果

お問い合わせ内容をスプレッドシートへ転記し、メール配信システムへ登録する業務が約1時間→0分(/1回)に時短。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE21 HPのお問い合わせ情報を0分で自動管理!

CASE21 HPのお問い合わせ情報を0分で自動管理!

お困りごと

ホームページのお問い合わせフォームから、お問い合わせや資料請求があった際、管理者に送信内容がメールで通知されます。
進捗管理が必要なお問い合わせ内容の場合は、スプレッドシートに氏名やメールアドレス等の情報を転記し、管理しています。
さらに、希望者にはメールマガジンを配信するため、メール配信システムへお客様情報を登録しています。
お問い合わせがあるたびに、いろいろなツールにお問い合わせ情報を転記するのが手間です。
また、作業を忘れてしまうこともあります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

お問い合わせがあった際に管理者に届く通知メールをトリガーに、RPAが自動で稼働します。
メールに記載のお客様情報から、必要な部分だけを抽出してスプレッドシートへ転記します。
さらに、メール配信システムにも登録してくれます。
メール配信システムへの登録の際、お客様の登録情報が新規か、過去に登録済みなのかを判断し、管理者へ登録処理結果をメールでお知らせしてくれます。

導入効果

お問い合わせ内容をスプレッドシートへ転記し、メール配信システムへ登録する業務が約5分→0分(/1回)に時短。

応用事例

セミナー申込者情報の管理
個別相談の申込者情報の管理

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE20 手間のかかる企業情報の取得が驚きの0分?!

CASE20 手間のかかる企業情報の取得が驚きの0分?!

お困りごと

郵送でDMをお送りする際、インターネットで送付先の現住所や代表者氏名などの会社情報を確認し、企業ホームページのURLをリストアップしています。
1件1件会社情報を手作業で調べているため、件数が多ければ多いほど、手間や時間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

送付先リストの会社名をもとに、国税庁の法人番号公表サイトを利用し、法人番号や所在地を自動で検索・取得してくれます。
法人番号公表サイトで取得した所在地をもとに、郵便番号も検索・取得してくれます。
さらに、会社名と所在地を使用し、企業ホームページのURLも取得してくれるため、会社住所などの確認が必要な場合でも、取得した企業ホームページのURLから簡単に確認ができます。
RPAを稼働させたら、あとは待つだけで会社情報を取得できます。
RPAが稼働している時間を別の業務に充てられるようになり、大幅な時間短縮になりました。

導入効果

インターネットでDM送付先の現住所や代表者氏名などの会社情報を確認し、企業ホームページのURLをリストアップする業務が約2分→0分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE19 たった1分で複数資料の印刷・保存・結合が完了!

CASE19 たった1分で複数資料の印刷・保存・結合が完了!

お困りごと

年末調整の製本の際、会計ソフトから、支給額一覧表、給与合計表、年調一覧表、各社員の源泉徴収簿、各社員の源泉徴収票の5種類の書類をダウンロードし、紙(お客様の製本用)とPDFファイル(社内保存用)の2パターンで保存しています。
書類を開き、PDFをダウンロードする一連の業務を、保存する資料の種類ごとに繰り返し行い、手間がかかっています。
また、5つの書類がそれぞれ別のファイルで保存されてしまい、見づらく不便なため、紙に印刷した書類をまとめてPDFスキャンし、1つのPDFファイルとして保存し直しており、余計な手間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

実行ボタンを押すだけで、自動で書類の印刷とPDFファイルの保存をしてくれます。
さらに、保存した5種類のPDFファイルを、1つのファイルに結合してまとめてくれるため、紙の書類をスキャンして保存し直す手間がなくなりました。
また、結合してまとめたPDFは、保存したいフォルダへ自動で入ってくれます。
このRPAを活用することで、複数の資料をダウンロードし、印刷、スキャンする一連の作業が、約10分→1分(/1件)へ時短になりました。

導入効果

書類を開き、PDFをダウンロードする一連の業務が約10分→1分(/1件)に時短。

応用事例

決算報告の際の資料準備
月次報告の際の資料準備

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE18 事業再構築補助金の申請可否の判定が
約3分→0分(/1件)で手間なし

CASE18 事業再構築補助金の申請可否の判定が
約3分→0分(/1件)で手間なし

お困りごと

お客様が事業再構築補助金の申請要件に該当するか調べたいです。
申請要件に該当するかどうかを判定するには、お客様ごとに、過去数年間の売り上げを確認・比較する必要があり、すべてのお客様情報の確認を行うと、膨大な時間と手間がかかります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

会計ソフトのミロクACELINKのアドイン(Excelとのデータ連動関数)を使用し、RPAが自動で、過去3年分の売上高を取得します。
取得したデータは、事前にExcelで作成しておいた判定シートに入力されます。
Excelには、補助金の要件を判定する関数が入っており、RPAが自動で取得した売上高の数字をもとに、関数が判定します。さらに、RPAが、判定結果用シートに結果を転記してくれます。
お客様一覧名簿には簡単な判定結果のみが転記され、結果詳細シートには判定結果と詳細な数値が転記されます。
会計担当者は、自身のお客様の事業再構築補助金の申請可否を、一覧名簿や結果詳細シートで簡単に確認できます。
大量にあるお客様の情報を、RPAが1件1件自動で取得してくれるため、大幅な時短になり、該当のお客様へ迅速にご案内できるようになりました。

導入効果

ACELINKから顧客情報を1件ずつ取得し、判定シートにデータ貼り付け・結果確認を行う業務が約3分→0分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE17 所得税の確定申告が約1分→0分(/1件)で楽々

CASE17 所得税の確定申告が約1分→0分(/1件)で楽々

お困りごと

確定申告を行う際、1件ずつ顧客を選択する必要があり、繁忙期などで件数が多いと時間・手間がかかっていました。
また、顧客を選択する際の人的ミスの可能性もありました。
さらに、一人が申告をしている間は他の人は申告をすることが出来ず、空くまでの待ち時間が発生しており、ストレスがかかっていました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

RPAが自動的に申告件数分処理をします。 1件ずつ顧客を選択する必要がなくなったため、手間や人的ミスの可能性がなくなりました。
また、ボタンを押すだけで実行されるため、最もストレスであった、空くまでの待ち時間も解消されました。
仮に複数の人がRPAを同時に実行した場合でも、RPAが順番に申告を行います。
そのため、順番待ちや申告処理中の待機時間がなくなり、その時間は別の業務に充てることができるようになりました。

導入効果

顧客を1件ずつ選択し、電子申告を行う業務が約1分→0分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE16 お客様へのメール一斉送信が約45分→15分(/1回)でストレスフリー

CASE16 お客様へのメール一斉送信が
約45分→15分(/1回)でストレスフリー

お困りごと

顧客情報をExcelファイルで管理し、お客様への年末のご挨拶等をメール配信システムで一斉送信しています。
Excelを見ながらメール配信システムで顧客一人一人を検索し、未登録者の追加や情報の修正をしています。
次に、メールの送信先を指定し、一斉送信しています。
一件一件手作業で、検索・登録・絞り込み指定を行っているため、大変手間がかかっています。
また、送信先の選択にミスがないかの確認がストレスです。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

顧客管理のExcelをもとにRPAがメールを一斉送信します。
担当者はExcelのメール送信欄にチェックを付けておくだけです。
RPAが送信先を抽出するので、送信先の検索・登録・絞り込み指定にかかっていた時間が削減されました。
また、Excelのフィルター機能を使用し、担当者ごとのメール送信先が簡単に確認できるようになりました。
さらに、これまでExcelで送信先情報の変更をしたあと、メール配信システムでも同じ修正をしていたため二度手間でしたが、Excelの修正だけで済むようになりました。

導入効果

顧客を検索して送信先の追加や修正、送信先の絞り込み指定、一斉送信メールを送る作業が約45分→15分(/1回)に時短。

応用事例

確定申告についての案内メール
電子申告完了の報告メール

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE15 毎月のETC明細ダウンロードが約5分→0分(/1回)で自動保存で手間なし

CASE15 毎月のETC明細ダウンロードが
約5分→0分(/1回)で自動保存で手間なし

お困りごと

毎月1回、ETCのサイトから先月分の明細をPDFファイルでダウンロードしています。
月に一回の作業ではありますが、業務が立て込んでいる時が多く手間でした。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

毎月18日が来たら自動でRPAが稼働し、サイトから明細のPDFをダウンロード、担当者へメールで送付してくれるため、手間が省けました。

導入効果

毎月1回、ETCのサイトからPDFファイルをダウンロードする業務が約5分→0分(/1回)に時短。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE14 感染拡大防止等支援事業の実績報告書作成が約25分→5分でストレス半減

CASE14 感染拡大防止等支援事業の実績報告書作成が
約25分→5分でストレス半減

お困りごと

医療機関・薬局等における感染拡大防止等の支援事業での、県への実績報告書作成の際、過去の管理資料の内容を県指定様式のExcelに転記・印刷しています。 単純作業ではありますが、手作業のため手間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

指定のExcelへの転記・印刷がボタン1つでできるようになり、作業時間が大幅に削減されました。

導入効果

管理資料の情報を県指定のExcelへ転記し、転記ミスの有無を確認、印刷までの一連の業務が約25分→5分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE13 償却資産税・法定調書の電子申告が約1分→0分(/1件)で混雑なし

CASE13 償却資産税・法定調書の電子申告が
約1分→0分(/1件)で混雑なし

お困りごと

電子申告をする際、1件ずつ顧客を選択する必要があり、確定申告の時期等で件数が多いと、時間や手間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

RPAが自動的に申告件数分の処理をしてくれるようになり、顧客を1件ずつ選択する手間がなくなりました。 また、申告処理中は別の業務に時間をかけられるようになり、業務効率化にも繋がりました。

導入効果

顧客を1件ずつ選択し、電子申告を行う業務が約1分→0分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE12 中間申告の要否が、約1時間→0分(/1件)で楽々

CASE12 中間申告の要否が、約1時間→0分(/1件)で楽々

お困りごと

法人税・消費税の中間申告が必要なクライアントを確認するのに、過去の申告控えファイルを見て確認しています。 毎月確認する必要があるため、非常に面倒です。 また、確認漏れ等の人的ミスが発生する可能性もあり、精神的なストレスも多くあります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

e-Taxのメッセージから当月の中間申告の要否をRPAで自動判定して、Excelでリストを作成してくれます。さらに、セルの背景色を変えることで注意を促し、間違いのない処理が出来るようになりました。

導入効果

過去の申告控えファイルを見て、当月に中間申告が必要な顧問先を探す業務が約1時間→0分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE11 面倒くさいe-Tax申告のお知らせ取得が約4分→0分(/1件)

CASE11 面倒くさいe-Tax申告のお知らせ取得が
約4分→0分(/1件)

お困りごと

税務署から、e-Taxのメッセージボックスに「申告」に関するお知らせが届きます。特に消費税に関しては、貴重な情報が送られてくるので、確認する必要があります。 ですが、会社ごとに利用者識別番号、暗証番号の入力し、お知らせを取得しているので面倒です。 また、メッセージの受信通知がないため、いつ新しいお知らせが来るか分からず、担当者が定期的に確認する必要があります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

毎朝RPAがお知らせを自動取得し、担当者に配布することで、申告の漏れ、間違いが無くなりました。

導入効果

e-Taxにログインし、お知らせ情報があれば資料を顧問先フォルダに保存まで一連の業務を顧問先数分実施
約4分→0分(/1件)になり、1件あたりの時間数でみると大きな時短ではないですが、顧問先数が多ければ多いほど単純作業があったので、確認漏れもなくなり精神的にかなり負担が減りました。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE10 感染拡大防止支援金の現在の使用額をメール送信が約38時間→約12時間(/1件)

CASE10 感染拡大防止支援金の現在の使用額をメール送信が約38時間→約12時間(/1件)

お困りごと

医療機関・薬局等における感染拡大防止等の支援事業で、受注の医院から現在の使用金額の問い合わせが多数あります。医院に定期的に使用金額のお知らせをしたいです。また、依頼している不足資料を確認するために同じ内容のメールを複数医院に送るので、少しでも手間を省きたいです。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

メールで現在の使用金額をお知らせすることに加え、不足資料がある場合は、Excelで管理している情報をもとに、メールの文中に不足資料の詳細を記載してくれます。さらに、満額を超えているかつ不足資料がない場合は、実績報告に移行する旨の内容が入ってくれるので大幅に手間が省けました。

導入効果

資料の入手、データ入力、お客様に不足資料の連絡、提出資料の作成・印刷まで一連の業務
約38時間→約12時間(/1件)と業務時間が約1/3に短縮

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE9 Webサイトの更新情報をメール通知​で約5分→0秒(/1件)

CASE9 Webサイトの更新情報をメール通知​で
約5分→0秒(/1件)

お困りごと

TKC共済会の「前期前納期間が終了する契約者」に関する通知が従来は紙で郵送されていましたが、HPでの確認に変更されました。定期的にHPを見に行く必要があり、見忘れてしまうこともありました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

毎月決まった日時に当月および翌月に前納期間が終了する契約者がいれば、「前納期間が終了する契約者一覧」のPDFがメールに添付されて届きます。契約者がいない場合も、お知らせメールが届きます。HPの見忘れが防止されました。

導入効果

HPの閲覧に約5分→0秒(/1件)に時短。

応用事例

Webサイトのファイルをダウンロードし、メールに添付して送付
HPの情報を自動取得し、メール送信する

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE8 ルーティーンのお知らせの自動化が約3分→0秒(/1件)

CASE8 ルーティーンのお知らせの自動化が
約3分→0秒(/1件)

お困りごと

会社で朝礼を行いますが、前日の朝礼当番の人が翌日の朝礼当番の人に、メールや電話で朝礼当番のお知らせをします。しかし、前日の当番の人が翌日の当番の人に連絡のし忘れがあったり、当日の当番の人が朝礼当番を忘れてしまい、開始が遅れることがしばしばあります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

RPAが朝礼当番表に基づき、朝礼当番の人に前日と当日の朝8時にメールで朝礼当番であることを自動送信します。RPAが自動送信してくれるので、前日の当番の人は翌日の当番の人にお知らせをする必要はありません。そのため、メールを送る手間と通知漏れの心配がなくなりました。
また、朝礼当番の人は2回リマインドメールが届くので、朝礼当番を忘れるリスクが減り、時間通りに開催できるようになりました。

導入効果

朝礼当番の人へのメール送信に約3分→0秒(/1件)に時短。週に1回程度は遅れる当番の人がいたため、開催が2~3分程度遅れていたが、今はほぼ毎日定刻通りに開催に。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE7 朝礼出席者の自動集計が約10分→0秒(/1日)​

CASE7 朝礼出席者の自動集計が約10分→0秒(/1日)​

お困りごと

コロナウイルス拡大防止のため、朝礼を対面からZoomでのオンライン開催に切り替えました。朝礼の出席者の確認をしており、従来はその場にいる人の顔を見ながら出席確認をしていましたが、Zoomでは顔を出さない人も多く、どのタイミングから朝礼に参加したのか確認が難しいです。また、Zoom会議では出席者のレポートをcsv形式で出力できますが、毎日手作業でダウンロードをし、確認するのは手間です。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

朝礼終了後、PowerAutomateがWebページから出席者レポートをcsvで自動的にダウンロードし、集計用のExcelにcsvデータを貼り付けまで自動的に行います。データのダウンロードや貼り付けの手間や作業漏れがなくなりました。

導入効果

出席レポートのcsvを保存、集計用のExcelにcsvのデータを貼り付けまでの一連の業務に約10分→0秒(/1日)

応用事例

大人数が参加している定例会議やセミナーの出欠確認の自動化
クレジットカードの明細をWebからcsvでダウンロード→Excelに出力データを転記し、仕訳化→会計ソフトに仕訳データのインポート

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE6 面談日程調整の自動化が約15分→0秒(/1件)

CASE6 面談日程調整の自動化が約15分→0秒(/1件)

お困りごと

お客様との面談日程を調整するのに大変な手間がかかっていました。メールのやり取りでも、日程候補案を送信→日程調整→ZoomなどWeb会議URLを送信まで含めると、最低でもメールのやり取りが3回は必要でした。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

Googleカレンダーなど自分のスケジューラーから空き時間を見つけてきて、相手に面談候補日を複数表示します。面談相手は、自身の都合のいい時間を選択すれば、一回でスケジュール調整が完了します。日程確定と同時にZoomなどのWeb会議URLがメール送信され、自身のカレンダーにも面談日程の予定が登録されます。 面談日程調整を本人たちが連絡を取り合うのではなく、空いている日時が合致する日時を選択することで、お互いに日程のすり合わせをする必要がなく、ストレスが大幅に削減されました。

導入効果

空いている日程の確認、日程調整やWeb会議URLのメール送信など一連の業務に約15分→0秒(/1件)

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE5 セミナー終了後の見込み客フォロー自動化が約30分→0秒

CASE5 セミナー終了後の見込み客フォロー自動化が
約30分→0秒

お困りごと

セミナー終了後に参加者にアンケートを実施しています。回答の集計をはじめ、後日参加御礼メールを送付しますが、アンケートの回答内容に応じて内容や送信者を変えておりました。例えば、個別相談を希望している人には担当者から個別相談の日程調整のメールを送付、資料請求を希望している人には運営スタッフから資料をメール送付などです。
ただ、アンケート回答のタイミングは人によって異なり、回答内容を確認してからメールを送付します。そのため、すぐにフォローメールを送ることはできず、少し時間が空いてしまうことがありました。また、個別相談を希望する場合、担当者にその都度対応を依頼しており、お互いに手間と時間がかかっていました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

アンケートの回答内容によって、それぞれ決まったパターンのメールを自動送信するプロセスを作成しました。メールの内容だけではなく、メールアドレスの指定もできるので、各担当者から送信することができます。 セミナー終了後のフォロー対応がとてもスムーズにでき、結果として見込み客の取りこぼしを防ぐことが出来ます。

導入効果

アンケートの回答内容の確認、回答内容に応じたメール送信、個別相談希望時に担当者への連絡など一連の業務に約30分→0秒(アンケート回答者30名程度の場合)。
アンケートの回答日時が人により異なるため、メール送付後に追加回答者がいればその都度同じ業務を行っていたので、
業務完了の見通しが立てづらく、ストレス軽減に非常に大きくつながりました。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE4 セミナー申込情報の自動管理が約4分30秒→0秒(/1件)

CASE4 セミナー申込情報の自動管理が
約4分30秒→0秒(/1件)

お困りごと

セミナー開催時の申込者情報の管理に困っています。申込時にメールが届くと、申込者情報をスプレッドシートやExcelにメールの内容を転記して一覧管理しています。さらに、セミナーの案内やレジュメをメールで送るために、申込者情報をメール配信システムにインポートしています。単純作業の繰り返しで、様々なところへデータを移すため手間がかかってしまっていました。また、転記漏れなど人的ミスが発生する可能性もあり、精神的なストレスも多くありました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

申込と同時にPowerAutomateが自動でスプレッドシートやExcelに申込者情報を転記します。申込時にはこれまで通りメールも届くので、管理者は申込状況をリアルタイムで管理でき、見落とす心配はありません。転記時間が0になっただけではなく、転記漏れなど人的ミスも防止することができて、精神的ストレスも大幅に軽減されました。

導入効果

申込情報の転記、申込情報をメール配信システムにインポート、申込者へのメール送信まで一連の業務に約4分30秒→0秒(/1件)。100件申込があった場合、7時間30分もの時短につながります。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE3 見込み客管理自動化で営業活動に専念

CASE3 見込み客管理自動化で営業活動に専念

お困りごと

DMやテレアポなどの結果や相手のニーズに応じて見込み客に優先ランクをつけ、ランクごとに再アプローチの実施を検討しています。しかし、再アプローチまでのスケジュール管理が十分ではなく、適切な時期に追いかけられていません。忙しさや件数の多さ、ランク毎にアプローチ間隔が異なる等の煩雑さから、適切な時期に当該顧客リストを抽出してアプローチすることができていません。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

今月アプローチすべき見込客の一覧表が月初にメールで届くようになりました。アプローチすべき顧客リストを検索する手間が省け、アプローチ忘れを防ぐことができました。結果として適切な時期にお客様へ再アプローチすることが可能となりました。

導入効果

日々の営業に追われ今までできなかった、休眠顧客や取り逃している顧客の掘り起こしが出来るようになりました。アプローチ件数が多くて今までは見込み客を備忘的に確認できなかったので、営業活動に専念できるようになりました。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE2 報告資料を自動保存が約15分→0秒(/1件)

CASE2 報告資料を自動保存が約15分→0秒(/1件)

お困りごと

月次報告の際、会計ソフトで顧問先情報を開き、財務報告書などの資料をPDFで顧問先のフォルダに保存し、資料を印刷しています。顧問先ごとにこれらの業務を行う必要があり、報告資料が多い顧問先だと、印刷完了まで15分程度かかることもあり、手間と時間がかかっていました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

PowerAutomateが会計ソフトに自動でログインします。顧問先を選択し、必要な報告資料を顧問先のフォルダに自動でPDFで保存します。担当者は保存されたPDFを確認するのみになり、わざわざ資料を保存する手間がなくなりました。

導入効果

会計ソフトで顧問先を開き、資料のPDF保存・印刷まで一連の業務に約15分→0秒(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE1 年末調整の提出資料の自動印刷が約15分→0秒(/1件)

CASE1 年末調整の提出資料の自動印刷が
約15分→0秒(/1件)

お困りごと

顧問先の年末調整の業務にあたり、会計ソフトで顧問先を開き、必要な申告書を選択し、印刷までの一連の業務を1件ずつ行います。顧問先の従業員人数によっては枚数も多くなり、印刷待ち時間がとてもかかります。単純作業の繰り返しによる精神的ストレスや印刷漏れなどの人的ミスもありました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できること

PowerAutomateが会計ソフトに自動でログインします。顧問先を選択し、申告書の印刷まで全て自動で行います。担当者は印刷物を確認し、顧問先ごとにまとめる作業のみになりました。会計ソフトの起動に時間がかかったり、印刷ができるまで何もできないなど、待ち時間解消によるストレス軽減が非常に大きいです。

導入効果

会計ソフトで顧問先を開き、申告書の選択、印刷まで一連の業務に約15分→0秒(/1件)

対応業務カテゴリ

会計・経理業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

合わせて読みたい記事

従来の方法では申込者が増えるほど管理する側の負担が増えて大変でした。
そこで、ちょうど社内でPowerAutomateを導入し始めた頃だったので、申込者情報の自動管理に踏み出しました。

PowerAutomateをご存知ではない方は、下記に詳しく書いておりますので、合わせてご覧ください。

記事の見出し

記事の説明文が入ります。

PowerAutomateを活用して、実際にどれだけ作業時間が削減されたか比較していきます。

内容 手作業 RPA
セミナー申込内容をスプレッドシートに転記 30秒 0秒
申込情報をメール配信システムにインポート 1分 0秒
メール送付 1分 0秒
各作業ごとに確認 2分 0秒
作業時間合計(1件あたり) 4分30秒 0秒

セミナーの申込が100名から来た場合、4分30秒×100名=7時間30分かかっていたのが、PowerAutomateを活用して0秒になりました!
約1日分の時間節約につながったのは非常に大きいです。