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本当に使える「PowerAutomate」成功事例集

【目次】
CASE1 年末調整の提出資料の自動印刷が約15分→0秒(/1件)
CASE2 報告資料の自動保存が約15分→0秒(/1件)
CASE3 見込み客管理自動化で営業活動に専念 
CASE4 セミナー申込情報の自動管理が約4分30秒→0秒(/1件)
CASE5 セミナー終了後の見込み客フォロー自動化が約30分→0秒
CASE6 面談日程調整の自動化が約15分→0秒(/1件)
CASE7 朝礼出席者の自動集計が約10分→0秒(/1日)
CASE8 ルーティーンのお知らせの自動化が約3分→0秒(/1件)
CASE9 Webサイトの更新情報をメール通知で約5分→0秒(/1件)
CASE10 感染拡大防止支援金の現在の使用額をメール送信が約38時間→約12時間(/1件)【動画あり】
CASE11 面倒くさいe-Tax申告のお知らせ取得(法人)が約4分→0分(/1件)
CASE12 中間申告の要否が、約30分→0分(/1件)で楽ちん
CASE13 償却資産税・法定調書の電子申告が約1分→0分(/1件)で混雑なし 【動画あり】
CASE14 感染拡大防止等支援事業の実績報告書作成が約25分→5分でストレス半減【動画あり】
CASE15 毎月のETC明細ダウンロードが約5分→0分(/1回)で自動保存で手間なし【動画あり】
CASE16 お客様へのメール一斉送信が約45分→15分(/1回)でストレスフリー
CASE17 所得税の確定申告が約1分→0分(/1件)で楽々【動画あり】
CASE18 事業再構築補助金の申請可否の判定が約3分→0分(/1件)で手間なし【動画あり】
CASE19 たった1分で複数資料の印刷・保存・結合が完了!【動画あり】
CASE20 手間のかかる企業情報の取得が驚きの0分?!【動画あり】
CASE21 HPのお問い合わせ情報を0分で自動管理!【動画あり】
CASE22 勤怠入力が1時間から0分で手間ゼロに!【動画あり】
CASE23 メールの添付ファイルを自動保存でサクサク作業【動画あり】  New!
 
【目次】
CASE1 年末調整の提出資料の自動印刷が約15分→0秒(/1件)
CASE2 報告資料の自動保存が約15分→0秒(/1件)
CASE3 見込み客管理自動化で営業活動に専念 
CASE4 セミナー申込情報の自動管理が約4分30秒→0秒(/1件)
CASE5 セミナー終了後の見込み客フォロー自動化が約30分→0秒
CASE6 面談日程調整の自動化が約15分→0秒(/1件)
CASE7 朝礼出席者の自動集計が約10分→0秒(/1日)
CASE8 ルーティーンのお知らせの自動化が約3分→0秒(/1件)
CASE9 Webサイトの更新情報をメール通知で約5分→0秒(/1件)
CASE10 感染拡大防止支援金の現在の使用額をメール送信が約38時間→約12時間(/1件)【動画あり】
CASE11 面倒くさいe-Tax申告のお知らせ取得(法人)が約4分→0分(/1件)
CASE12 中間申告の要否が、約30分→0分(/1件)で楽ちん
CASE13 償却資産税・法定調書の電子申告が約1分→0分(/1件)で混雑なし 【動画あり】
CASE14 感染拡大防止等支援事業の実績報告書作成が約25分→5分でストレス半減【動画あり】
CASE15 毎月のETC明細ダウンロードが約5分→0分(/1回)で自動保存で手間なし【動画あり】
CASE16 お客様へのメール一斉送信が約45分→15分(/1回)でストレスフリー
CASE17 所得税の確定申告が約1分→0分(/1件)で楽々【動画あり】
CASE18 事業再構築補助金の申請可否の判定が約3分→0分(/1件)で手間なし【動画あり】
CASE19 たった1分で複数資料の印刷・保存・結合が完了!【動画あり】
CASE20 手間のかかる企業情報の取得が驚きの0分?!【動画あり】
CASE21 HPのお問い合わせ情報を0分で自動管理!【動画あり】
CASE22 勤怠入力が1時間から0分で手間ゼロ!【動画あり】
CASE23 メールの添付ファイルを自動保存でサクサク作業【動画あり】 New!
 
 

CASE1 年末調整の提出資料の自動印刷が約15分→0秒(/1件)

CASE1 年末調整の提出資料の自動印刷が
約15分→0秒(/1件)

お困りごと

顧問先の年末調整の業務にあたり、会計ソフトで顧問先を開き、必要な申告書を選択し、印刷までの一連の業務を1件ずつ行います。顧問先の従業員人数によっては枚数も多くなり、印刷待ち時間がとてもかかります。単純作業の繰り返しによる精神的ストレスや印刷漏れなどの人的ミスもありました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

PowerAutomateが会計ソフトに自動でログインします。顧問先を選択し、申告書の印刷まで全て自動で行います。担当者は印刷物を確認し、顧問先ごとにまとめる作業のみになりました。会計ソフトの起動に時間がかかったり、印刷ができるまで何もできないなど、待ち時間解消によるストレス軽減が非常に大きいです。

導入効果

会計ソフトで顧問先を開き、申告書の選択、印刷まで一連の業務に約15分→0秒(/1件)

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE2 報告資料を自動保存が約15分→0秒(/1件)

CASE2 報告資料を自動保存が約15分→0秒(/1件)

お困りごと

月次報告の際、会計ソフトで顧問先情報を開き、財務報告書などの資料をPDFで顧問先のフォルダに保存し、資料を印刷しています。顧問先ごとにこれらの業務を行う必要があり、報告資料が多い顧問先だと、印刷完了まで15分程度かかることもあり、手間と時間がかかっていました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

PowerAutomateが会計ソフトに自動でログインします。顧問先を選択し、必要な報告資料を顧問先のフォルダに自動でPDFで保存します。担当者は保存されたPDFを確認するのみになり、わざわざ資料を保存する手間がなくなりました。

導入効果

会計ソフトで顧問先を開き、資料のPDF保存・印刷まで一連の業務に約15分→0秒(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE3 見込み客管理自動化で営業活動に専念

CASE3 見込み客管理自動化で営業活動に専念

お困りごと

DMやテレアポなどの結果や相手のニーズに応じて見込み客に優先ランクをつけ、ランクごとに再アプローチの実施を検討しています。しかし、再アプローチまでのスケジュール管理が十分ではなく、適切な時期に追いかけられていません。忙しさや件数の多さ、ランク毎にアプローチ間隔が異なる等の煩雑さから、適切な時期に当該顧客リストを抽出してアプローチすることができていません。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

今月アプローチすべき見込客の一覧表が月初にメールで届くようになりました。アプローチすべき顧客リストを検索する手間が省け、アプローチ忘れを防ぐことができました。結果として適切な時期にお客様へ再アプローチすることが可能となりました。

導入効果

日々の営業に追われ今までできなかった、休眠顧客や取り逃している顧客の掘り起こしが出来るようになりました。アプローチ件数が多くて今までは見込み客を備忘的に確認できなかったので、営業活動に専念できるようになりました。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE4 セミナー申込情報の自動管理が約4分30秒→0秒(/1件)

CASE4 セミナー申込情報の自動管理が
約4分30秒→0秒(/1件)

お困りごと

セミナー開催時の申込者情報の管理に困っています。申込時にメールが届くと、申込者情報をスプレッドシートやExcelにメールの内容を転記して一覧管理しています。さらに、セミナーの案内やレジュメをメールで送るために、申込者情報をメール配信システムにインポートしています。単純作業の繰り返しで、様々なところへデータを移すため手間がかかってしまっていました。また、転記漏れなど人的ミスが発生する可能性もあり、精神的なストレスも多くありました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

申込と同時にPowerAutomateが自動でスプレッドシートやExcelに申込者情報を転記します。申込時にはこれまで通りメールも届くので、管理者は申込状況をリアルタイムで管理でき、見落とす心配はありません。転記時間が0になっただけではなく、転記漏れなど人的ミスも防止することができて、精神的ストレスも大幅に軽減されました。

導入効果

申込情報の転記、申込情報をメール配信システムにインポート、申込者へのメール送信まで一連の業務に約4分30秒→0秒(/1件)。100件申込があった場合、7時間30分もの時短につながります。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE5 セミナー終了後の見込み客フォロー自動化が約30分→0秒

CASE5 セミナー終了後の見込み客フォロー自動化が
約30分→0秒

お困りごと

セミナー終了後に参加者にアンケートを実施しています。回答の集計をはじめ、後日参加御礼メールを送付しますが、アンケートの回答内容に応じて内容や送信者を変えておりました。例えば、個別相談を希望している人には担当者から個別相談の日程調整のメールを送付、資料請求を希望している人には運営スタッフから資料をメール送付などです。
ただ、アンケート回答のタイミングは人によって異なり、回答内容を確認してからメールを送付します。そのため、すぐにフォローメールを送ることはできず、少し時間が空いてしまうことがありました。また、個別相談を希望する場合、担当者にその都度対応を依頼しており、お互いに手間と時間がかかっていました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

アンケートの回答内容によって、それぞれ決まったパターンのメールを自動送信するプロセスを作成しました。メールの内容だけではなく、メールアドレスの指定もできるので、各担当者から送信することができます。 セミナー終了後のフォロー対応がとてもスムーズにでき、結果として見込み客の取りこぼしを防ぐことが出来ます。

導入効果

アンケートの回答内容の確認、回答内容に応じたメール送信、個別相談希望時に担当者への連絡など一連の業務に約30分→0秒(アンケート回答者30名程度の場合)。
アンケートの回答日時が人により異なるため、メール送付後に追加回答者がいればその都度同じ業務を行っていたので、
業務完了の見通しが立てづらく、ストレス軽減に非常に大きくつながりました。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE6 面談日程調整の自動化が約15分→0秒(/1件)

CASE6 面談日程調整の自動化が約15分→0秒(/1件)

お困りごと

お客様との面談日程を調整するのに大変な手間がかかっていました。メールのやり取りでも、日程候補案を送信→日程調整→ZoomなどWeb会議URLを送信まで含めると、最低でもメールのやり取りが3回は必要でした。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

Googleカレンダーなど自分のスケジューラーから空き時間を見つけてきて、相手に面談候補日を複数表示します。面談相手は、自身の都合のいい時間を選択すれば、一回でスケジュール調整が完了します。日程確定と同時にZoomなどのWeb会議URLがメール送信され、自身のカレンダーにも面談日程の予定が登録されます。 面談日程調整を本人たちが連絡を取り合うのではなく、空いている日時が合致する日時を選択することで、お互いに日程のすり合わせをする必要がなく、ストレスが大幅に削減されました。

導入効果

空いている日程の確認、日程調整やWeb会議URLのメール送信など一連の業務に約15分→0秒(/1件)

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE7 朝礼出席者の自動集計が約10分→0秒(/1日)​

CASE7 朝礼出席者の自動集計が約10分→0秒(/1日)​

お困りごと

コロナウイルス拡大防止のため、朝礼を対面からZoomでのオンライン開催に切り替えました。朝礼の出席者の確認をしており、従来はその場にいる人の顔を見ながら出席確認をしていましたが、Zoomでは顔を出さない人も多く、どのタイミングから朝礼に参加したのか確認が難しいです。また、Zoom会議では出席者のレポートをcsv形式で出力できますが、毎日手作業でダウンロードをし、確認するのは手間です。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

朝礼終了後、PowerAutomateがWebページから出席者レポートをcsvで自動的にダウンロードし、集計用のExcelにcsvデータを貼り付けまで自動的に行います。データのダウンロードや貼り付けの手間や作業漏れがなくなりました。

導入効果

出席レポートのcsvを保存、集計用のExcelにcsvのデータを貼り付けまでの一連の業務に約10分→0秒(/1日)

応用事例

大人数が参加している定例会議やセミナーの出欠確認の自動化
クレジットカードの明細をWebからcsvでダウンロード→Excelに出力データを転記し、仕訳化→会計ソフトに仕訳データのインポート

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE8 ルーティーンのお知らせの自動化が約3分→0秒(/1件)

CASE8 ルーティーンのお知らせの自動化が
約3分→0秒(/1件)

お困りごと

会社で朝礼を行いますが、前日の朝礼当番の人が翌日の朝礼当番の人に、メールや電話で朝礼当番のお知らせをします。しかし、前日の当番の人が翌日の当番の人に連絡のし忘れがあったり、当日の当番の人が朝礼当番を忘れてしまい、開始が遅れることがしばしばあります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

RPAが朝礼当番表に基づき、朝礼当番の人に前日と当日の朝8時にメールで朝礼当番であることを自動送信します。RPAが自動送信してくれるので、前日の当番の人は翌日の当番の人にお知らせをする必要はありません。そのため、メールを送る手間と通知漏れの心配がなくなりました。
また、朝礼当番の人は2回リマインドメールが届くので、朝礼当番を忘れるリスクが減り、時間通りに開催できるようになりました。

導入効果

朝礼当番の人へのメール送信に約3分→0秒(/1件)に時短。週に1回程度は遅れる当番の人がいたため、開催が2~3分程度遅れていたが、今はほぼ毎日定刻通りに開催に。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE9 Webサイトの更新情報をメール通知​で約5分→0秒(/1件)

CASE9 Webサイトの更新情報をメール通知​で
約5分→0秒(/1件)

お困りごと

TKC共済会の「前期前納期間が終了する契約者」に関する通知が従来は紙で郵送されていましたが、HPでの確認に変更されました。定期的にHPを見に行く必要があり、見忘れてしまうこともありました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

毎月決まった日時に当月および翌月に前納期間が終了する契約者がいれば、「前納期間が終了する契約者一覧」のPDFがメールに添付されて届きます。契約者がいない場合も、お知らせメールが届きます。HPの見忘れが防止されました。

導入効果

HPの閲覧に約5分→0秒(/1件)に時短。

応用事例

Webサイトのファイルをダウンロードし、メールに添付して送付
HPの情報を自動取得し、メール送信する

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE10 感染拡大防止支援金の現在の使用額をメール送信が約38時間→約12時間(/1件)

CASE10 感染拡大防止支援金の現在の使用額をメール送信が約38時間→約12時間(/1件)

お困りごと

医療機関・薬局等における感染拡大防止等の支援事業で、受注の医院から現在の使用金額の問い合わせが多数あります。医院に定期的に使用金額のお知らせをしたいです。また、依頼している不足資料を確認するために同じ内容のメールを複数医院に送るので、少しでも手間を省きたいです。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

メールで現在の使用金額をお知らせすることに加え、不足資料がある場合は、Excelで管理している情報をもとに、メールの文中に不足資料の詳細を記載してくれます。さらに、満額を超えているかつ不足資料がない場合は、実績報告に移行する旨の内容が入ってくれるので大幅に手間が省けました。

導入効果

資料の入手、データ入力、お客様に不足資料の連絡、提出資料の作成・印刷まで一連の業務
約38時間→約12時間(/1件)と業務時間が約1/3に短縮

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE11 面倒くさいe-Tax申告のお知らせ取得が約4分→0分(/1件)

CASE11 面倒くさいe-Tax申告のお知らせ取得が
約4分→0分(/1件)

お困りごと

税務署から、e-Taxのメッセージボックスに「申告」に関するお知らせが届きます。特に消費税に関しては、貴重な情報が送られてくるので、確認する必要があります。 ですが、会社ごとに利用者識別番号、暗証番号の入力し、お知らせを取得しているので面倒です。 また、メッセージの受信通知がないため、いつ新しいお知らせが来るか分からず、担当者が定期的に確認する必要があります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

毎朝RPAがお知らせを自動取得し、担当者に配布することで、申告の漏れ、間違いが無くなりました。

導入効果

e-Taxにログインし、お知らせ情報があれば資料を顧問先フォルダに保存まで一連の業務を顧問先数分実施
約4分→0分(/1件)になり、1件あたりの時間数でみると大きな時短ではないですが、顧問先数が多ければ多いほど単純作業があったので、確認漏れもなくなり精神的にかなり負担が減りました。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE12 中間申告の要否が、約30分→0分(/1件)で楽ちん

CASE12 中間申告の要否が、約30分→0分(/1件)で楽ちん

お困りごと

法人税・消費税の中間申告が必要なクライアントを確認するのに、過去の申告控えファイルを見て確認しています。 毎月確認する必要があるため、非常に面倒です。 また、確認漏れ等の人的ミスが発生する可能性もあり、精神的なストレスも多くあります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

e-Taxのメッセージから当月の中間申告の要否をRPAで自動判定して、Excelでリストを作成してくれます。さらに、セルの背景色を変えることで注意を促し、間違いのない処理が出来るようになりました。

導入効果

過去の申告控えファイルを見て、当月に中間申告が必要な顧問先を探す業務が約30分→0分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE13 償却資産税・法定調書の電子申告が約1分→0分(/1件)で混雑なし

CASE13 償却資産税・法定調書の電子申告が
約1分→0分(/1件)で混雑なし

お困りごと

電子申告をする際、1件ずつ顧客を選択する必要があり、確定申告の時期等で件数が多いと、時間や手間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

RPAが自動的に申告件数分の処理をしてくれるようになり、顧客を1件ずつ選択する手間がなくなりました。 また、申告処理中は別の業務に時間をかけられるようになり、業務効率化にも繋がりました。

導入効果

顧客を1件ずつ選択し、電子申告を行う業務が約1分→0分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE14 感染拡大防止等支援事業の実績報告書作成が約25分→5分でストレス半減

CASE14 感染拡大防止等支援事業の実績報告書作成が
約25分→5分でストレス半減

お困りごと

医療機関・薬局等における感染拡大防止等の支援事業での、県への実績報告書作成の際、過去の管理資料の内容を県指定様式のExcelに転記・印刷しています。 単純作業ではありますが、手作業のため手間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

指定のExcelへの転記・印刷がボタン1つでできるようになり、作業時間が大幅に削減されました。

導入効果

管理資料の情報を県指定のExcelへ転記し、転記ミスの有無を確認、印刷までの一連の業務が約25分→5分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE15 毎月のETC明細ダウンロードが約5分→0分(/1回)で自動保存で手間なし

CASE15 毎月のETC明細ダウンロードが
約5分→0分(/1回)で自動保存で手間なし

お困りごと

毎月1回、ETCのサイトから先月分の明細をPDFファイルでダウンロードしています。
月に一回の作業ではありますが、業務が立て込んでいる時が多く手間でした。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

毎月18日が来たら自動でRPAが稼働し、サイトから明細のPDFをダウンロード、担当者へメールで送付してくれるため、手間が省けました。

導入効果

毎月1回、ETCのサイトからPDFファイルをダウンロードする業務が約5分→0分(/1回)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE16 お客様へのメール一斉送信が約45分→15分(/1回)でストレスフリー

CASE16 お客様へのメール一斉送信が
約45分→15分(/1回)でストレスフリー

お困りごと

顧客情報をExcelファイルで管理し、お客様への年末のご挨拶等をメール配信システムで一斉送信しています。
Excelを見ながらメール配信システムで顧客一人一人を検索し、未登録者の追加や情報の修正をしています。
次に、メールの送信先を指定し、一斉送信しています。
一件一件手作業で、検索・登録・絞り込み指定を行っているため、大変手間がかかっています。
また、送信先の選択にミスがないかの確認がストレスです。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

顧客管理のExcelをもとにRPAがメールを一斉送信します。
担当者はExcelのメール送信欄にチェックを付けておくだけです。
RPAが送信先を抽出するので、送信先の検索・登録・絞り込み指定にかかっていた時間が削減されました。
また、Excelのフィルター機能を使用し、担当者ごとのメール送信先が簡単に確認できるようになりました。
さらに、これまでExcelで送信先情報の変更をしたあと、メール配信システムでも同じ修正をしていたため二度手間でしたが、Excelの修正だけで済むようになりました。

導入効果

顧客を検索して送信先の追加や修正、送信先の絞り込み指定、一斉送信メールを送る作業が約45分→15分(/1回)に時短。

応用事例

確定申告についての案内メール
電子申告完了の報告メール

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE17 所得税の確定申告が約1分→0分(/1件)で楽々

CASE17 所得税の確定申告が約1分→0分(/1件)で楽々

お困りごと

確定申告を行う際、1件ずつ顧客を選択する必要があり、繁忙期などで件数が多いと時間・手間がかかっていました。
また、顧客を選択する際の人的ミスの可能性もありました。
さらに、一人が申告をしている間は他の人は申告をすることが出来ず、空くまでの待ち時間が発生しており、ストレスがかかっていました。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

RPAが自動的に申告件数分処理をします。 1件ずつ顧客を選択する必要がなくなったため、手間や人的ミスの可能性がなくなりました。
また、ボタンを押すだけで実行されるため、最もストレスであった、空くまでの待ち時間も解消されました。
仮に複数の人がRPAを同時に実行した場合でも、RPAが順番に申告を行います。
そのため、順番待ちや申告処理中の待機時間がなくなり、その時間は別の業務に充てることができるようになりました。

導入効果

顧客を1件ずつ選択し、電子申告を行う業務が約1分→0分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE18 事業再構築補助金の申請可否の判定が
約3分→0分(/1件)で手間なし

CASE18 事業再構築補助金の申請可否の判定が
約3分→0分(/1件)で手間なし

お困りごと

お客様が事業再構築補助金の申請要件に該当するか調べたいです。
申請要件に該当するかどうかを判定するには、お客様ごとに、過去数年間の売り上げを確認・比較する必要があり、すべてのお客様情報の確認を行うと、膨大な時間と手間がかかります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

会計ソフトのミロクACELINKのアドイン(Excelとのデータ連動関数)を使用し、RPAが自動で、過去3年分の売上高を取得します。
取得したデータは、事前にExcelで作成しておいた判定シートに入力されます。
Excelには、補助金の要件を判定する関数が入っており、RPAが自動で取得した売上高の数字をもとに、関数が判定します。さらに、RPAが、判定結果用シートに結果を転記してくれます。
お客様一覧名簿には簡単な判定結果のみが転記され、結果詳細シートには判定結果と詳細な数値が転記されます。
会計担当者は、自身のお客様の事業再構築補助金の申請可否を、一覧名簿や結果詳細シートで簡単に確認できます。
大量にあるお客様の情報を、RPAが1件1件自動で取得してくれるため、大幅な時短になり、該当のお客様へ迅速にご案内できるようになりました。

導入効果

ACELINKから顧客情報を1件ずつ取得し、判定シートにデータ貼り付け・結果確認を行う業務が約3分→0分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE19 たった1分で複数資料の印刷・保存・結合が完了!

CASE19 たった1分で複数資料の印刷・保存・結合が完了!

お困りごと

年末調整の製本の際、会計ソフトから、支給額一覧表、給与合計表、年調一覧表、各社員の源泉徴収簿、各社員の源泉徴収票の5種類の書類をダウンロードし、紙(お客様の製本用)とPDFファイル(社内保存用)の2パターンで保存しています。
書類を開き、PDFをダウンロードする一連の業務を、保存する資料の種類ごとに繰り返し行い、手間がかかっています。
また、5つの書類がそれぞれ別のファイルで保存されてしまい、見づらく不便なため、紙に印刷した書類をまとめてPDFスキャンし、1つのPDFファイルとして保存し直しており、余計な手間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

実行ボタンを押すだけで、自動で書類の印刷とPDFファイルの保存をしてくれます。
さらに、保存した5種類のPDFファイルを、1つのファイルに結合してまとめてくれるため、紙の書類をスキャンして保存し直す手間がなくなりました。
また、結合してまとめたPDFは、保存したいフォルダへ自動で入ってくれます。
このRPAを活用することで、複数の資料をダウンロードし、印刷、スキャンする一連の作業が、約10分→1分(/1件)へ時短になりました。

導入効果

書類を開き、PDFをダウンロードする一連の業務が約10分→1分(/1件)に時短。

応用事例

決算報告の際の資料準備
月次報告の際の資料準備

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE20 手間のかかる企業情報の取得が驚きの0分?!

CASE20 手間のかかる企業情報の取得が驚きの0分?!

お困りごと

郵送でDMをお送りする際、インターネットで送付先の現住所や代表者氏名などの会社情報を確認し、企業ホームページのURLをリストアップしています。
1件1件会社情報を手作業で調べているため、件数が多ければ多いほど、手間や時間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

送付先リストの会社名をもとに、国税庁の法人番号公表サイトを利用し、法人番号や所在地を自動で検索・取得してくれます。
法人番号公表サイトで取得した所在地をもとに、郵便番号も検索・取得してくれます。
さらに、会社名と所在地を使用し、企業ホームページのURLも取得してくれるため、会社住所などの確認が必要な場合でも、取得した企業ホームページのURLから簡単に確認ができます。
RPAを稼働させたら、あとは待つだけで会社情報を取得できます。
RPAが稼働している時間を別の業務に充てられるようになり、大幅な時間短縮になりました。

導入効果

インターネットでDM送付先の現住所や代表者氏名などの会社情報を確認し、企業ホームページのURLをリストアップする業務が約2分→0分(/1件)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE21 HPのお問い合わせ情報を0分で自動管理!

CASE21 HPのお問い合わせ情報を0分で自動管理!

お困りごと

ホームページのお問い合わせフォームから、お問い合わせや資料請求があった際、管理者に送信内容がメールで通知されます。
進捗管理が必要なお問い合わせ内容の場合は、スプレッドシートに氏名やメールアドレス等の情報を転記し、管理しています。
さらに、希望者にはメールマガジンを配信するため、メール配信システムへお客様情報を登録しています。
お問い合わせがあるたびに、いろいろなツールにお問い合わせ情報を転記するのが手間です。
また、作業を忘れてしまうこともあります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

お問い合わせがあった際に管理者に届く通知メールをトリガーに、RPAが自動で稼働します。
メールに記載のお客様情報から、必要な部分だけを抽出してスプレッドシートへ転記します。
さらに、メール配信システムにも登録してくれます。
メール配信システムへの登録の際、お客様の登録情報が新規か、過去に登録済みなのかを判断し、管理者へ登録処理結果をメールでお知らせしてくれます。

導入効果

お問い合わせ内容をスプレッドシートへ転記し、メール配信システムへ登録する業務が約5分→0分(/1回)に時短。

応用事例

セミナー申込者情報の管理
個別相談の申込者情報の管理

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE22 勤怠入力が1時間から0分で手間ゼロに!

CASE22 勤怠入力が1時間から0分で手間ゼロに!

お困りごと

お客様にExcelで作成していただいた勤怠データを、会計ソフトのミロクACELINKの給与システムへ、手作業で転記入力しています。
手作業のため、転記ミスが発生する可能性があり、神経を使いストレスがかかります。
また、確認作業に時間がかかります。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

RPAを稼働させると、自動でExcelの勤怠データを参照し、必要なデータを取得します。
その後、会計ソフトのミロクACELINKにログインし、先ほど取得したデータを、給与システムへ転記してくれます。
RPAの活用で、手作業の手間がなくなっただけではなく、転記ミスや確認作業の際のストレスから解放されました。

導入効果

お問い合わせ内容をスプレッドシートへ転記し、メール配信システムへ登録する業務が約1時間→0分(/1回)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

CASE23 メールの添付ファイルを自動

CASE23 メールの添付ファイルを自動保存でサクサク作業

お困りごと

メールで送られてきた添付ファイルを、フォルダを指定して保存する手間を省きたいです。
一回の作業時間はたったの数十秒ですが、毎回行うのは手間がかかり、ストレスを感じます。
また、会計業務の繁忙期など、お客様からの資料送付が集中する時期では、資料の保存漏れがないかの確認や、保存した資料の整理に時間がかかっています。

Microsoft「PowerAutomate」で解決できたこと

メールを受信すると、RPAが自動で起動し、届いたメールにExcelやWord、PDF等のファイルが添付されているかどうかを自動で判断します。
ファイルが添付されている場合は、あらかじめ指定しておいたフォルダに保存してくれます。

導入効果

メールの添付ファイルを指定フォルダに保存する業務が約30秒→0分(/1回)に時短。

対応業務カテゴリ

会計業務自動化

コンサルティング業務促進

バックオフィス業務自動化

合わせて読みたい記事

従来の方法では申込者が増えるほど管理する側の負担が増えて大変でした。
そこで、ちょうど社内でPowerAutomateを導入し始めた頃だったので、申込者情報の自動管理に踏み出しました。

PowerAutomateをご存知ではない方は、下記に詳しく書いておりますので、合わせてご覧ください。

記事の見出し

記事の説明文が入ります。

PowerAutomateを活用して、実際にどれだけ作業時間が削減されたか比較していきます。

内容 手作業 RPA
セミナー申込内容をスプレッドシートに転記 30秒 0秒
申込情報をメール配信システムにインポート 1分 0秒
メール送付 1分 0秒
各作業ごとに確認 2分 0秒
作業時間合計(1件あたり) 4分30秒 0秒

セミナーの申込が100名から来た場合、4分30秒×100名=7時間30分かかっていたのが、PowerAutomateを活用して0秒になりました!
約1日分の時間節約につながったのは非常に大きいです。

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