会議の生産性アップ!
議題事前共有と会議招集をRPAが完全自動化!

毎週月曜日に定例会議を行っていますが、情報共有のみで意見交換をして決めるべき議題が無く、会議を開催しなくてもよい時があります。
会議前に参加者に議題を確認して話し合う目的を明確化し、参加者全員に議題と目的を共有したいです。
また、議題が無い場合は、その日の会議中止の連絡をしたいです。
毎週参加者に議題の確認や連絡をすべて手作業で行うのは、非常に手間がかかり難しいです。

会議参加者に議題を確認し、会議の開催有無を連絡する業務を、約15分→0分(/1回)に時短することができました。
1週間に1回、1ヶ月に4回行うとすると、1年で720分もの時短になります。

毎週火曜日にRPAが自動で起動し、メールとTeamsのチャットで次回の議題の記入依頼を会議参加者に送ります。
議題記入の締切日が来ると、RPAが議事録を確認し、議題が記入されているかどうかを判断します。
議題が記入されている場合は、会議URLと議題をメールとTeamsのチャットに送ります。
また、議題の記入がない場合は、会議の中止案内をメールとTeamsのチャットを送ります。

手間をかけることなく、議題の確認や、会議開催有無の連絡ができるようになりました。
また、事前に議題を共有できるようになったことで、以前は1時間程度の会議が30分になり、会議時間の短縮にも繋がりました。

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作成目的や導入効果等を、動画で分かりやすく解説します。

弊社は日々トライ&エラーを繰り返し、より効率的なRPAの活用方法を模索しています。
社内のDX化を進めている方、RPAの使い方に悩んでいる方など、お困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。

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